Wat is het Keurmerk Ritregistratiesystemen?

Er zijn veel ritregistratie aanbieders op de Nederlandse markt, maar zij voldoen lang niet allemaal aan de Belastingdienst vereisten. Voor wagenparkbeheerders is er daardoor onduidelijkheid over de kwaliteit van de digitale kilometerregistratie en de geldigheid van de gegevens voor een fiscaal sluitende ritregistratie.

De Branchevereniging Leveranciers Ritregistratiesystemen (BVLR) heeft een eind gemaakt aan deze onduidelijkheid door de invoering van een Keurmerk. In 2013 hebben zij samen met onder andere de RAI de Stichting Keurmerk RRS opgericht, die de vertaalslag maakt van het normenkader van de Belastingdienst naar het Keurmerk Ritregistratiesystemen.

Voorwaarden waaraan een ritregistratiesysteem moet voldoen volgens de Belastingdienst

De Belastingdienst heeft destijds samen met de BVLR het normenkader opgesteld. Dat kader bestaat uit 4 speerpunten waaraan voldaan moet worden:

1. het registreren van alle relevante kenmerken van alle ritten
2. bewaken van de integriteit van registraties
3. het bewaren van registraties
4. betrouwbare en binnen redelijke termijn controleerbare rapportages maken

Daarnaast stelt de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen een aantal eisen:

• alleen systemen die voldoen aan de kwaliteitsnormen van de stichting komen in aanmerking voor het Keurmerk
• er is regelmatig afstemmingsoverleg met branchepartijen en de overheid
• periodiek controleert de stichting of leveranciers nog altijd voldoen aan de normen en eisen; zo niet, wordt het Keurmerk ingetrokken
• omdat de stichting niet eenmalig, maar met regelmaat controleert, is de kwaliteit van het Keurmerk gewaarborgd

Stichting Keurmerk RRS:

“De Belastingdienst is betrokken bij het opstellen van de normen en eisen voor het Keurmerk. Producten met een Keurmerk moeten hieraan voldoen. De Belastingdienst maakt deel uit van de raad van toezicht van de stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen. Dit om er zeker van te zijn dat de normen en eisen voor betrouwbare software zijn gebaseerd op de wet- en regelgeving en de actuele principes uit de accountancy en IT-Auditing.”

Onafhankelijke branchestandaard voor ritregistratiesystemen

Het Keurmerk RRS is de enige onafhankelijke branchestandaard voor ritregistratiesystemen. Inseego heeft dit Keurmerk en voldoet daarmee aan de rittenregistratie eisen van de Belastingdienst en aan strenge regels met betrekking tot privacy en fraudebestendigheid.

Stichting Keurmerk RRS:

“Het toekennen van het Keurmerk is gebaseerd op een onafhankelijk oordeel van een externe auditor. De uitgifte en het beheer van het Keurmerk vinden plaats door een onafhankelijke stichting, die is opgericht door marktpartijen.”

Ritregistratie bijhouden

Als u minder dan 500 kilometer per kalenderjaar met uw zakelijke auto rijdt, dan hoeft u geen bijtelling te betalen. U heeft dan de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ ingediend bij de Belastingdienst en houdt een ritregistratie bij, zodat u jaarlijks kunt aantonen dat u niet meer dan die 500 privékilometer gereden heeft.

Ritregistratiesysteem met Keurmerk biedt zekerheid

Een ritregistratiesysteem met Keurmerk biedt werknemers en werkgevers of ondernemers zekerheid en voorkomt discussies met de Belastingdienst over de juistheid en volledigheid van de rittenadministratie. Er kan nog wel een controle uitgevoerd worden om te onderzoeken of ritten zakelijk of privé waren.

AVG en privacy gedragscode

Onze ritregistratie met Keurmerk voldoet aan de vereisten die gesteld worden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast voldoet Inseego aan de door de Stichting RRS opgestelde privacy gedragscode.

De Vereniging Zakelijke Rijders (VZR) heeft een Privacyregeling Ritregistratiesystemen opgesteld die gebaseerd is op de gedragscode van de Stichting RRS en die voldoet aan de meest recente privacywetgeving.

Deze Privacyregeling blauwdruk kan direct gebruikt worden als aanvulling op het arbeidscontract van een werknemer. VZR adviseert werkgevers en werknemers om gebruik te maken van deze Privacyregeling Ritregistratiesystemen.