Track en trace privacy: rittenregistratie en AVG

Er zijn vele, goede redenen om een rittenregistratiesysteem aan te schaffen. Bijvoorbeeld voor een sluitende privé/zakelijke kilometerregistratie en correcte urenverantwoording, om ritten van servicemonteurs beter in te plannen, rijgedrag te verbeteren en brandstofkosten te besparen.

Maar hoe zit het met de gegevens die op deze manier verzameld worden? Daar moeten vooraf duidelijke afspraken over gemaakt worden, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR, General Data Protection Regulation). De Europese wetgeving die sinds 25 mei 2018 van kracht is.

Werkgever mag gps tracking gebruiken

Voor alle duidelijkheid: het is wettelijk toegestaan om als werkgever voertuig tracking software te gebruiken. Mits het bedrijf zich houdt aan de voorwaarden die onder meer in de AVG gesteld worden.

De belangrijkste voorwaarde is dat er sprake moet zijn van een “gerechtvaardigd belang”, waarbij een GPS traceersysteem noodzakelijk is. Een voorbeeld van een gerechtvaardigd belang is dat je, om klanten beter te helpen, wilt weten welk voertuigen zich waar bevinden, zodat je de dichtstbijzijnde bestuurder naar een spoedgeval kunt sturen.

Medewerkers hoeven zich geen zorgen te maken over hun privacy wanneer ze de auto van de zaak buiten werktijd mogen gebruiken. Als de Privé/Zakelijk schakelaar in de P-stand staat, worden ze namelijk niet gevolgd. Privégebruik wordt dus niet geregistreerd.

Rittenregistratie en AVG

Voor het gebruikmaken van een rittenregistratie- of Track en Trace systeem is instemming vereist van de ondernemingsraad. Is die er niet, dan moeten er afspraken gemaakt worden met individuele werknemers.

Deze vragen moeten beantwoord en vastgelegd worden (bron: VZR artikel over ritregistratie en privacy):

• Is er een noodzaak?
• Wat doet de werkgever met de gegevens?
• Is de privacy van werknemers gewaarborgd?
• Worden privékilometers volledig afgeschermd?
• Kan de werknemer de verzamelde gegevens inzien?
• Kan de werknemer de gegevens gebruiken voor diens kilometeradministratie?
• Wie kunnen er bij de gegevens en hoe wordt dit beschermd en gewaarborgd?

Privacyregeling Ritregistratiesystemen

De Vereniging Zakelijke Rijders heeft een Privacyregeling Ritregistratiesystemen opgesteld die voldoet aan de de nieuwe privacywetgeving.

Deze Privacyregeling blauwdruk kan direct gebruikt worden als aanvulling op het arbeidscontract van een werknemer.

VZR adviseert werkgevers en werknemers om gebruik te maken van deze Privacyregeling Ritregistratiesystemen.

De Privacyregeling is als PDF in te zien en kunt u dowloaden via www.vzr.nl/ritregistratie/ritregistratie-en-privacy.

Meer informatie over track en trace privacy

Heeft u vragen over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in verband met het track & trace systeem dat u gebruikt voor uw wagenpark? Neem dan gerust contact op met ons.