Rittenregistratie
Bijhouden rittenregistratie
In deze blog geven we antwoord op veelgestelde vragen over het bijhouden van een rittenregistratie en zetten we de eisen die de Belastingdienst hieraan stelt op een rij.
Is rittenregistratie verplicht?
Het bijhouden van de gereden ritten is niet verplicht als er bijtelling betaald wordt. Moet bijtelling juist voorkomen worden, dan is het wel verplicht. De rittenregistratie dient namelijk als bewijs bij een controle door de Belastingdienst.
Waarom moet je een rittenregistratie bijhouden?
Het privé gebruik van een zakelijke auto is een vorm van inkomen waarover belasting betaald moet worden. Die belasting wordt bijtelling genoemd.
Rijdt u minder dan 500 privé kilometers per kalenderjaar met de auto van de zaak, dan heeft u de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ ingediend bij de Belastingdienst en hoeft u die bijtelling niet te betalen.
U moet dan wel kunnen aantonen dat u niet meer dan die 500 kilometer gereden heeft. Dat doet u door alle gereden ritten te registreren.
Hoe moet je de ritten registreren?
U mag zelf bepalen op welke manier de ritten geregistreerd worden, maar de meeste bedrijven geven de voorkeur aan een rittenregistratiesysteem. Dat is efficiënter en betrouwbaarder dan ritten handmatig bijhouden en je voorkomt er ook menselijke fouten mee.
Wat is een rittenregistratiesysteem?
Een rittenregistratiesysteem is software die alle gereden ritten registreert die met een zakelijke (lease) auto of bestelauto gereden worden. Met deze software kunnen de zakelijke ritten en privéritten (lees: de werk- en privékilometers) eenvoudig onderscheiden worden.
Hoe werkt het automatisch registreren van ritten?
- U beschikt over een volledig geautomatiseerde rittenregistratie nadat de Inseego GPS kastjes onzichtbaar ingebouwd zijn in de voertuigen. Alle kilometers, ritten, adressen en andere gegevens die nodig zijn voor de Belastingdienst worden geregistreerd.
- U hoeft enkel aan te geven of het om een privé rit of een zakelijke rit gaat door de P/Z (Privé/Zakelijk) switch in de juiste stand te zetten. U kunt er ook de rittenregistratie app voor gebruiken. Zo wordt er nooit een rit gemist én weet u zeker dat de juiste aantallen kilometers geregistreerd worden.
- U heeft altijd en overal toegang tot de ritgegevens via internet, op ieder type device (desktop, laptop, tablet en smartphone).
Let op!
Ongeacht hoe de ritregistratie bijgehouden wordt, het blijft nodig om de onderliggende bescheiden te bewaren die aantonen dat een rit gereden is en waarom. Denk bijvoorbeeld aan agenda’s, werkbonnen en facturen. De werknemer en werkgever blijven hier altijd verantwoordelijk voor. Alleen de rittenregistratie rapportage is dus niet genoeg.
Wat zijn de eisen van de Belastingdienst?
In een rittenadministratie moet het volgende vermeld worden:
- merk
- type auto
- kenteken van de auto
- de periode waarin u het voertuig gebruikt heeft
- ritgegevens
Per rit zijn de volgende gegevens nodig:
- de datum
- begin- en eindstand van de kilometerteller
- het vertrek- en aankomstadres
- de route die u hebt gereden (als u niet de meest gebruikelijke route heeft gereden)
- of het een privé- of zakelijke rit is
- de privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke kilometers als privékilometers worden gereden
Meer informatie vindt u op deze Belastingdienst pagina.
Kun je een boete krijgen?
Als er onterecht geen rekening is gehouden met bijtelling voor het privégebruik van de zakelijke auto, dan legt de belastinginspecteur een verzuimboete op. U kunt hier meer over lezen in de blog Boete onjuiste kilometerregistratie.
Hoe lang moet de rittenadministratie bewaard worden?
Het is wettelijk vastgesteld dat bedrijven en zzp’ers hun administratie 7 jaar moeten bewaren.
Wat Inseego u te bieden heeft
Onze software biedt u méér dan enkel een sluitende privé/zakelijke kilometerregistratie, waarmee u boetes voorkomt. U beschikt namelijk ook over 24/7 voertuig tracking die altijd en overal gebruikt kan worden.
Daarnaast bieden wij asset tracking oplossingen, een rijgedrag monitoring pakket en een fleet dashcam oplossing. En onze software kan middels een API-koppeling in applicaties van derden geïntegreerd worden.
Wilt u snel ontdekken wat Inseego voor uw bedrijf kan betekenen en zien hoe onze oplossingen werken? Neem dan contact op met ons voor een vrijblijvend gesprek en een demo.